| Summary: | Rudus-konsernin siirtyminen SEPA-aikaan Tämä opinnäytetyö käsittelee SEPAa (Single Euro Payments Area) ja sen vaikutuksia Rudus-konsernin taloushallintoon ja hallinnon tietojärjestelmiin. Opinnäytetyön tavoitteena on selvittää, miten Ruduksen hallinnon tietojärjestelmät päivitetään SEPA-valmiiksi, mitä vaikutuksia sillä on Ruduksen taloushallinnon rutiineihin sekä miten SEPA-projekti viedään läpi tehokkaasti ja järkevästi Ruduksen kaltaisessa yrityksessä. SEPA tarkoittaa yhtenäistä euromaksualuetta, johon kuuluvat EU-maat, ETA-maat sekä Sveitsi ja Monaco. Sen tavoitteena on tehostaa ja nopeuttaa eri maiden välistä maksuliikennettä luomalla kaikille SEPA-alueeseen kuuluville maille yhteneväiset maksamisen standardit. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostuu pankkien, ohjelmistotalojen, Finanssialan Keskusliiton ja Euroopan Keskuspankin internet-sivuilla julkaistuista SEPAan liittyvistä artikkeleista sekä asiantuntijoiden haastatteluista. Teoriaosuudessa selvitetään, mikä SEPA on ja mitä muutoksia se aiheuttaa muun muassa maksuliikenteelle ja korttimaksamiselle. Tässä opinnäytetyössä käytetään kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Tutkimus toteutetaan casetutkimuksena. Tiedonkeruumenetelmänä käytetään puolistrukturoitua haastattelua eli teemahaastattelua, joka mahdollistaa keskustelunomaisen tuokion tutkijan ja haastattelijan välillä, vaikka haastattelukysymykset ovat ennalta määritellyt. Haastateltavina ovat Ruduksen SEPA-projektin projektipäällikkö, laskutus- ja luottopäällikkö, kirjanpitopäällikkö sekä kaksi IT-asiantuntijaa. Tutkimuksesta kävi ilmi, että SEPAn vaatimat IBAN-tilinumerot ja BIC-koodit tulee päivittää Rudus-konsernin suomalaisissa yhtiöissä kirjanpitojärjestelmä Wintimeen toimittajarekisteriin, matkalaskuohjelma TEMiin käyttäjien pankkitilitietoihin ja palkanlaskentaohjelma Mepcoon palkansaajien pankkitilitietoihin. Myös maksuliikenneohjelmaan tulee päivittää SEPA-versio. Tutkimuksen edetessä selvisi, että Ruduksen hallinnon tietojärjestelmissä tilinumeroiden konversiot kannattaa suorittaa konsernin pääpankkina toimivan Sampo Pankin tarjoaman konvertointipalvelun avulla. Tutkimuksesta selvisi, että menetelmät, jotka Rudus-konsernissa otettaisiin SEPAn myötä käyttöön, tehostaisivat taloushallinnon prosesseja. Erityisesti ulkomaisten ostolaskujen maksatusprosessi virtaviivaistuisi kun ne voitaisiin lähettää pankkiin samassa maksutiedostossa kotimaisten ostolaskujen kanssa. Kuitenkin SEPAn hyödyt jäävät Ruduksen suomalaisille yhtiöille melko vähäisiksi, koska ne toimivat valtaosin kotimarkkinoilla. SEPA aiheuttaa kustannuksia pakollisten järjestelmämuutosten takia, mutta pitkällä tähtäimellä säästää maksamisen kustannuksia ja työaikaa tehostuneen ulkomaanmaksatuksen takia. SEPA implementation in Rudus Group This thesis examines SEPA (Single Euro Payment Area) and its effects on Rudus Group’s financial administration and its information systems. The purposes of this thesis are to examine how the information systems of Rudus’ financial administration will be updated according to SEPA’s requirements and how SEPA will affect Rudus’ financial administration’s daily routines. This thesis also clarifies how to accomplish a SEPA project effectively in a big company like Rudus. The geographical scope of SEPA encompasses the 27 EU Member States, Iceland, Liechtenstein, Norway, Switzerland and Monaco. SEPA’s goal is to improve payment transactions through countries’ boundaries by creating congruent standards of paying for all SEPA countries. The theory in this thesis consists of articles that are released by Finnish banks, software companies and the European Central Bank. Also statements of specialists have been used as theoretical sources. The theory section of this thesis finds out why SEPA has been created, and how SEPA changes the European payments transaction and charge card payments. The method of this thesis is qualitative. The thesis has been implemented as a case study. Information has been gathered through interviews with Rudus’ Payment Manager, Credit Manager, Accounting Manager and two IT experts. The study shows that IBAN account numbers and BIC codes that SEPA requires have to be entered in Rudus’ vendor register in the Wintime accounting system. IBAN account numbers and BIC codes have to be also entered in Rudus’ travel expense system TEM and payroll system Mepco. As the thesis proceeded it showed that the conversions in these information systems would be reasonable to implement by Sampo Bank’s conversion service. The thesis showed that SEPA will intensify the processes of Rudus’ financial administration. Especially the process of paying foreign payments will intensify because foreign payments will be possible to send to the bank in the same payment file with domestic payments. Nevertheless, SEPA does not bring much benefit for Rudus because the company operates mostly in the domestic market. SEPA causes costs for a company because of the required transitions in the information systems, but in the long term it helps to save costs and working hours because of the straightforward and cost-effective payment of foreign payments.
|
|---|