Kirjaaminen Pohjois-Suomen maistraatin holhoustoimessa

• Main Author: Lehikoinen, Riitta
• Other Authors: Oulun seudun ammattikorkeakoulu
• Format: Other/Unknown Material
• Language: Finnish
• Published: Oulun seudun ammattikorkeakoulu 2013
• Subjects: edunvalvonta; holhous; kirjaaminen; hyvä hallinto; asiakirjajulkisuus; julkisuus; maistraatit; laki holhoustoimesta; holhoustoimi; maistraatti; Oikeuden ja hallinnon suuntautumisvaihtoehto; fi=Liiketalous; hallinto ja markkinointi|sv=Företagsekonomi; förvaltning och marknadsföring|en=Business Management; Administration and Marketing|; Liiketalouden koulutusohjelma; Kainuu; Laki; Northern Finland
• Online Access: http://www.theseus.fi/handle/10024/56978

Holhoustoimesta annetun lain mukaisesti edunvalvoja voidaan määrätä henkilölle, joka ei itse kykene huolehtimaan asioistaan ja hänen asiansa vaativat hoitoa. Edunvalvontaa pidetään kuitenkin viimeisimpänä vaihtoehtona, sillä sen edellytyksenä on, etteivät asiat tule hoidetuksi millään muulla tavalla. Edunvalvonnan tarvetta ryhdytään maistraatin toimesta selvittämään saapu-neen ilmoituksen tai hakemuksen perusteella. Mikäli edunvalvojan määrääminen katsotaan aiheelliseksi, käräjäoikeus voi maistraatin hakemuksesta määrätä edunvalvojan. Edunvalvoja on mahdollista määrätä myös maistraatin toimesta, jos tietyt edellytykset täyttyvät. Edunvalvontojen määrä kasvaa vuosi vuodelta, jonka ensisijaisena syynä katsotaan olevan väestön nopea ikääntyminen. Tässä opinnäytetyössä käsitellään kirjaamista holhoustoimessa ja työ on tehty toimeksiantona Pohjois-Suomen maistraatin holhoustoimeen. Pohjois-Suomen maistraatti yhdistyi vuoden 2012 alussa Pohjois-Pohjanmaan ja Kainuun maistraatista ja se käsittää tällä hetkellä viisi toimipistettä: Oulun, Kajaanin, Ylivieskan, Raahen ja Pudasjärven. Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää mikä keskeisin asiakirjojen käsittelyä ja viranomaisen toimintaa koskevan sääntelyn sisältö, kuinka kirjaamisessa voidaan huomioida lain määräykset ja mikä merkitys kirjaamisen yhtenäisellä käytännöllä on. Opinnäytetyössä perehdytään viranomaisen toimintaan hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti sekä asiakirjojen julkisuuteen ja salassapitoon sekä arkistointiin. Opinnäytetyö on toiminnallinen ja sen tuloksena syntyi ohjeistus holhoustoimen postin kirjaamisesta. Kirjaamisohjeen on tarkoitus saada kirjaamistavat yhtenäiseksi ja samalla se toimii perehdytysoppaana uusille työntekijöille. Opinnäytetyö on toteutettu lainopillisena ja laadullisena tutkimuksena. Viitekehyksen teoria pohjautuu voimassaolevaan lainsäädäntöön, lain esitöihin, oikeuskirjallisuuteen sekä oikeusalan asiantuntijakirjoituksiin. Ensisijaisena lähteenä on käytetty lähdehierarkian mukaisesti voimassaolevaa lainsäädäntöä. Työn kannalta keskeisimmät lait ovat laki holhoustoimesta, hallintolaki ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta. Käytännön näkökulmaa opinnäytetyöhön on saatu toteuttamalla kirjaamisohje yhteistyössä holhoustoimen Oulun yksikön henkikirjoittajien ja osastosihteerin kanssa. Tutkimuksen johtopäätöksenä voidaan todeta, että yhtenäiset toimintatavat eivät pelkästään edistä hyvän hallinnon toteutumista vaan ne myös yhtenäistävät Pohjois-Suomen maistraatin entistä yhtenäisemmäksi kokonaisuudeksi. Hyvän hallinnon mukaisten toimintatapojen ohella, kirjaajan tulee tietää asiakirjojen julkisuutta, salassapitoa ja arkistointia koskevat keskeiset säännökset. Kirjaamisohjeen käyttöönotto ja sen noudattaminen poistaa eri yksiköissä käytössä olleet erilaiset tavat. Yhtenäisellä kirjaamistavalla työ helpottuu jokaisessa vaiheessa, koska asiakirjat ovat alusta lähtien kirjattuna oikeaan paikkaan ja oikealla tavalla. Guardianship Services Act determines that it is possible to appoint a guardian to a person who cannot fend for oneself. The trusteeship is the last option presuming that things cannot be taken care of in any other way. The Local Registry Office starts to determine the need for guardianship based on application or notification. If a guardian is deemed appropriate, the district court may provide the trustee on application by the Local Registry Office which can also provide the trustee if certain conditions are fulfilled. The number of trusteeship is increasing annually, which is considered the primary cause of the rapid population aging. This thesis deals with the registration in trusteeship matters. The thesis was commissioned by the Local Registry Office of Northern Finland which was integrated with the Local Registry Office of Northern Ostrobothnia and Kainuu at the beginning of 2012. The Local Registry Office of Northern Finland consists of five units located in Oulu, Kajaani, Ylivieska, Raahe and Pudasjärvi. The purpose of this study was to have all of the units in line with the registration. At the same time, it will be the orientation guide for new employees. This thesis focused on the authority's work according to the principles of good governance as well as publicity and confidentially of documents and filing. This thesis was project-based, and the output was a guide for the guardianship mail registration. The thesis was conducted as a legal and qualitative study. Theoretical framework of the study comprised consolidated legislation, the legislative history, legal literature, and legal articles. According to the source hierarchy, the primary source of this study was consolidated legislation. The most important laws in the thesis were the Guardianship Services Act, the Administrative Procedure Act and the Act on Openness of Government Activities. The practical aspect of the thesis was obtained outlining registration manual together with registrars and secretary of the guardianship unit of Oulu. It can be concluded that consistent practices do not only advance the implementation of good governance but also combines the Local Registry Office of Northern Finland as a more consistent unity. In addition to the ways of action which are in accordance with good governance the secretary has to know the central regulations concerning the publicity, concealment and filing of documents. Using and following the registration manual will make the other methods redundant. Con-sistent methods of registration will facilitate the work at every stage, because the documents are registered from the very beginning to the right place and in the right way.