Í upphafi skal endinn skoða. Rafræn skjalastjórn og langtímavarðveisla gagna hjá opinberum stofnunum og fyrirtækjum

• Main Author: Sigurlaug Rósa Guðjónsdóttir 1979-
• Other Authors: Háskóli Íslands
• Format: Thesis
• Language: Icelandic
• Published: 2011
• Subjects: Bókasafns- og upplýsingafræði; Skjalastjórnun; Skjalavarsla; Varðveisla gagna; Fyrirtæki; Iceland
• Online Access: http://hdl.handle.net/1946/8041

Markmið þessarar rannsóknar var að kanna hvernig rafrænni skjalastjórn var háttað hjá opinberum stofnunum og fyrirtækjum. Þá var markmiðið að kanna hvernig langtímavarðveisla rafrænna gagna gekk fyrir sig og hversu langt á veg hún var komin hjá opinberum stofnunum og fyrirtækjum. Nauðsynlegt þótti að skoða einnig starfsemi Þjóðskjalasafns Íslands til að fá heildarmynd. Notuð var eigindleg aðferðafræði þar sem tekin voru opin viðtöl við starfsmenn fimm opinberra stofnana og fyrirtækja sem og starfsmann Þjóðskjalasafns og tvo fagaðila. Einnig var sótt ráðstefna Félags um skjalastjórn og Þjóðskjalasafns Íslands. Niðurstöður benda til þess að áhættan við langtímavarðveislu rafrænna gagna sé töluverð ef ekki er staðið rétt að hlutunum. Sjá þarf til þess að allt starfsfólk vinni í rafrænu skjalastjórnarkerfunum svo að gögnin glatist ekki á sérdrifum. Einnig þarf að grisja reglulega til þess að mikilvæg gögn týnist ekki innan um óþarfa gögn. Samskipti stofnana við Þjóðskjalasafn eru almennt góð og Þjóðskjalasafn hefur bætt sig á undanförnum árum með gerð reglna og leiðbeiningabæklinga. Þjóðskjalasafn er ekki komið langt á veg með langtímavarðveislu rafrænna gagna. Reglur um slíkt voru gefnar út árið 2009 og síðan þá hafa stofnanir farið að vinna í því að fara að skila rafrænt. Enn hefur þó enginn skilaskyldur aðili fengið samþykkt rafrænt skjalastjórnarkerfi. Að lokum kom fram að stjórnendur og starfsfólk eru almennt samstarfsfús varðandi notkun á rafrænum skjalastjórnarkerfum. The main purpose of this research was to figure out how electronic records management worked in Icelandic organizations. Also to explore long term preservation of electronic data and what the status was on that matter at the National Archives of Iceland (NAI). Qualitative reseach was used, taking open interviews with employees from five organizations, an employee of the NAI and two specialists. Some additional information was gathered at a conference held by the Icelandic Records Management Association and the NAI. Conclusions of this research ...