Vandaðir stjórnsýsluhættir. Hvernig framfylgja ráðuneyti á Íslandi lögum og reglum um skjalastjórn?

• Main Author: Daldís Ýr Guðmundsdóttir 1979-
• Other Authors: Háskóli Íslands
• Format: Thesis
• Language: Icelandic
• Published: 2011
• Subjects: Opinber stjórnsýsla; Skjalastjórnun; Stjórnsýsla; Ráðuneyti; Ytra; Iceland
• Online Access: http://hdl.handle.net/1946/7935

Í rannsókninni var leitast við að komast að því hvernig ráðuneyti á Íslandi framfylgja lögum og reglum um skjalastjórn. Rannsóknin byggir á eigindlegri rannsóknaraðferð. Tekin voru tíu hálf formuð viðtöl við ellefu skjalastjóra ráðuneytanna og einnig voru fyrirliggjandi gögn úr ytra og innra umhverfi skoðuð. Markmið rannsóknarinnar var að skoða hvernig ráðuneytin haga skráningu og meðferð mála. Ákvæði í stjórnsýslulögum og upplýsingalögum kveða á um að skráning skuli vera með ákveðnum hætti. Umboðsmaður Alþingis hefur gert athugun á skráningu og meðferð mála hjá stjórnsýslunni og í framhaldi beindi hann tilmælum til stjórnvalda um úrbætur. Niðurstöður rannsóknarinnar sýna að almennt er skjalastjórn og meðferð og skráning mála til fyrirmyndar hjá ráðuneytunum. Lögð er áhersla á að fullnægja lagaskyldum og fylgja reglum og leiðbeiningum Þjóðskjalsafns Íslands. Niðurstöður rannsóknarinnar sýna að nokkur misbrestur er á að ráðuneytin hafi unnið eftir þeim tilmælum sem umboðsmaður Alþingis hefur beint til stjórnvalda um að setja reglur um málshraða, skrá tímafresti á mál og senda tilkynningar um fyrirsjáanlegar tafir og áætlaðan endanlegan afgreiðslutíma. Ráðuneytin hafa þó stigið skref í þá átt að nýta málaskrá betur til eftirlits með stöðu og afgreiðslu mála. Í nýrri útgáfu málaskrár hefur verið lögð sérstök áhersla á áminningar og yfirlit. Vandaðir stjórnsýsluhættir felast meðal annars í því að hafa skjalastjórn og skráningu mála í góðu lagi. Hjá öllum ráðuneytunum er jákvætt hugarfar gagnvart skjalastjórn og starfsfólk almennt meðvitað um það lagaumhverfi sem það starfar í. The objective of this research was to examine how ministries in Iceland conform to laws and regulations on records management. The research is based on qualitative research methods. It is comprised of ten semi structured interviews with eleven records managers from the ministries which provided the basis for findings. In addition, external data from both inner and outer environment of the ministries was used. The result was an examination of ...