Hluti eða heild? Notkun rafrænna skjalastjórnarkerfa í Stjórnarráði Íslands

• Main Author: Guðrún Kristjánsdóttir 1979-
• Other Authors: Háskóli Íslands
• Format: Thesis
• Language: Icelandic
• Published: 2010
• Subjects: Bókasafns- og upplýsingafræði; Skjalastjórnun; Stjórnsýsla; Stjórnarráð íslands; Rafræn gögn; Gerðar; Iceland
• Online Access: http://hdl.handle.net/1946/4779

Markmið rannsóknarinnar var að skoða hver tilgangur og markmið með notkun Málaskrár, sem er rafrænt skjalastjórnarkerfi, væri innan Stjórnarráðs Íslands og hverjir væru notendur hennar. Þá var leitast eftir að skoða hver hlutdeild starfsmanna væri í kerfisbundinni og samræmdri skjalastjórn, það er hvernig verklagi og ábyrgð væri háttað innan ráðuneytanna og hvaða þættir innan hvers ráðuneytis stuðli að notkun Málaskrár. Aðferðafræði þessarar rannsóknar var eigindleg. Rannsóknin byggði á nálgun grundaðrar kenningar en rannsóknarsnið var tilviksathugun. Gagnasöfnun var í formi hálfstaðlaðra opinna viðtala og voru þátttakendur skjalastjórar í fimm ráðuneytum. Margt var sammerkt með niðurstöðum fyrri rannsókna en helstu niðurstöður þessarar rannsóknar voru að þrátt fyrir að sama vinnutækið, Málaskrá, væri notað innan Stjórnarráðs Íslands var verklagi og dreifingu ábyrgðar innan hvers ráðuneytis ekki eins háttað. Í fleiri tilvikum var skráningu og flokkun miðstýrt af starfsmönnum skjalasafns. Notkun starfsmanna var mismikil í ráðuneytunum en staða starfsmanna virtist vera sá þáttur sem hafði mest áhrif, en Málaskrá var minnst notuð af yfirstjórn ráðuneytanna. Þættir sem stuðluðu að aukinni og skilvirkri notkun starfsmanna voru fræðsla um skjalastjórn og kennsla í notkun Málaskrár, stuðningur yfirstjórnar og skilningur starfsmanna á lagalegum kröfum sem gerðar eru til skjalastjórnar opinberra aðila. Abstract: The goal of the research was to examine the purpose and aims of the use of Málaskrá, the electronic records management system within the central Government Offices of Iceland and who its users were and secondly, the participation of employees in a systematic and coordinated records management. More precisely, what the procedure and responsibility was like within each Ministry and which factors within each one were conducive in the use of Málaskrá. The methodology of the research was qualitative. The research was based on the approach of grounded theory but the research design was a case study. The data gathering ...