„Síðan hefur þróunin bara hlaupið á undan.“ Skjalastjórn efnis á samfélagsmiðlum opinberra stofnana á Íslandi

• Main Author: Már Einarsson 1969-
• Other Authors: Háskóli Íslands
• Format: Master Thesis
• Language: Icelandic
• Published: 2014
• Subjects: Upplýsingafræði; Skjalastjórnun; Samfélagsmiðlar; Varðveisla gagna; Iceland
• Online Access: http://hdl.handle.net/1946/17841

Markmið rannsóknarinnar var að leiða í ljós hvernig ástatt væri um skjalastjórn efnis á samfélagsmiðlum hjá opinberum stofnunum. Notaðar voru megindlegar og eigindlegar rannsóknaraðferðir við framkvæmd rannsóknarinnar. Tekin voru níu hálfstöðluð viðtöl við skjalaverði, upplýsingafulltrúa og sérfræðinga hjá opinberum stofnunum. Þá var spurningalisti sendur á rafrænu formi til allra ríkisstofnana hérlendis. Einnig voru athuguð fyrirliggjandi gögn úr innra umhverfi stofnananna. Tæplega helmingur opinberra stofnana notaði samfélagsmiðla í starfsemi sinni og meirihluti stofnananna hafði ekki skilgreint markmið með notkun samfélagsmiðla. Stofnanirnar lögðu mikla áherslu á að setja kynningu og fréttir um starfsemina á samfélagsmiðla sína en lítið var um frumsamið létt efni. Þá gætti nokkurrar tregðu á meðal stofnananna að eiga í gagnvirkum samskiptum við almenning á samfélagsmiðlum sínum. Varðveislu efnis á samfélagsmiðlum stofnana var verulega ábótavant og einungis lítill hluti þeirra varðveitti efni á samfélagsmiðlum sínum í rafrænum skjalastjórnarkerfum. Mikill meirihluti stofnananna hafði hvorki mótað stefnu um samfélagsmiðla né gert reglur um stjórn og varðveislu gagna á miðlunum. Þá var ekki um að ræða fræðslu varðandi skjalastjórn á samfélagsmiðlum hjá stórum hluta stofnananna og fáar þeirra höfðu leitað til Þjóðskjalasafns Íslands eftir leiðbeiningum um varðveislu gagna á samfélagsmiðlum. Jafnframt var ekki um samstarf að ræða á milli skjalastjóra og umsjónarmanna samfélagsmiðla innan meirihluta stofnananna. The purpose of this research is to reveal the status of records management of material on social media hosted by institutions in the public sector. The research was conducted using quantative and qualitative research methods. The study involved nine semi-structured interviews with records managers, public relations officers and specialists working for public sector institutions. Furthermore, a list of questions was sent electronically to all government institutions in Iceland. On-hand data from the ...