Collecting Valid and Reliable Data: Fieldwork Monitoring Strategies in a Health Examination Survey

• Published in: Portuguese Journal of Public Health
• Main Authors: Kislaya, Irina, Santos, Ana João, Lyshol, Heidi, Antunes, Liliana, Barreto, Marta, Gaio, Vânia, Gil, Ana Paula, Namorado, Sónia, Matias Dias, Carlos, Tolonen, Hanna, Nunes, Baltazar
• Format: Article in Journal/Newspaper
• Language: English
• Published: Karger Publishers 2021
• Subjects: Health Information; Health Examination Survey; Data Quality; Fieldwork Monitoring; Informação em Saúde; Inquérito Nacional de Saúde com Exame Físico; INSEF; Qualidade dos Dados; Observação do Entrevistador ·; Monitorização da Recolha de Dados; Determinantes da Saúde e da Doença; Norway; Iceland
• Online Access: http://hdl.handle.net/10400.18/7513; https://doi.org/10.1159/000511576

Introduction: Health surveys constitute a relevant information source to access the population’s health status. Given that survey errors can significantly influence estimates and invalidate study findings, it is crucial that the fieldwork progress is closely monitored to ensure data quality. The objective of this study was to describe the fieldwork monitoring conducted during the first Portuguese National Health Examination Survey (INSEF) regarding protocol deviations and key performance indicators (KPI). Methods: Data derived from interviewer observation and from the statistical quality control of selected KPI were used to monitor the four components of the INSEF survey (recruitment, physical examination, blood collection and health questionnaire). Survey KPI included response rate, average time distribution for procedures, distribution of the last digit in a specific measure, proportion of haemolysed blood samples and missing values. Results: Interviewer observation identified deviations from the established protocols, which were promptly corrected. During fieldwork monitoring through KPI, upon implementation of corrective measures, the participation rate increased 2.5-fold, and a 4.4-fold decrease in non-adherence to standardized survey procedures was observed in the average time distribution for blood pressure measurement. The proportion of measurements with the terminal digit of 0 or 5 decreased to 19.6 and 16.5%, respectively, after the pilot study. The proportion of haemolysed samples was at baseline level, below 2.5%. Missing data issues were minimized by promptly communicating them to the interviewer, who could recontact the participant and fill in the missing information. Discussion/Conclusion: Although the majority of the deviations from the established protocol occurred during the first weeks of the fieldwork, our results emphasize the importance of continuous monitoring of survey KPI to ensure data quality throughout the survey. Introdução: Os inquéritos de saúde constituem uma importante fonte de informação para conhecer o estado de saúde da população. Visto que os erros associados aos inquéritos podem afetar significativamente as estimativas, invalidando as suas conclusões, é crucial monitorizar o progresso do trabalho de campo. Este estudo teve como objetivo descrever a monitorização do trabalho de campo realizado durante o primeiro Inquérito Nacional de Saúde com Exame Físico (INSEF) referente a desvios ao protocolo e principais indicadores de desempenho (KPI). Métodos: Dados resultantes da observação dos entrevistadores e do controlo estatístico de qualidade de alguns dos KPI foram utilizados para monitorizar as quatro componentes do inquérito (recrutamento, exame físico; colheita de sangue e questionário de saúde), durante a implementação do trabalho de campo. Os KPI selecionados incluíram a taxa de resposta, distribuição do tempo médio de realização dos procedimentos, proporção do último dígito para medidas específicas, proporção de amostras de sangue hemolisadas e dos valores omissos. Resultados: A observação dos entrevistadores permitiu identificar e corrigir atempadamente desvios ao protocolo. Após a implementação de medidas corretivas, com base na monitorização dos KPI, a taxa de participação aumentou 2,5 vezes e foi observada uma redução de 4,4 vezes na não adesão aos procedimentos padronizados para a medição da pressão arterial. Após o estudo piloto, a proporção de medições com o dígito terminal de 0 ou 5 diminuiu para 19,6% e 16,5%, respectivamente. A proporção de amostras hemolisadas foi inferior a 2,5%. A proporção dos valores omissos foi minimizada comunicando-os imediatamente ao entrevistador, que poderia recontactar o participante e completar a informação. Discussão/Conclusão: Embora a maioria dos desvios ao protocolo tenha ocorrido durante as primeiras semanas do trabalho de campo, os resultados mostram a importância da sua monitorização continua nos inquéritos de saúde de forma a garantir a qualidade dos dados recolhidos. INSEF was developed as part of the predefined project of the Public Health Initiatives Program, “Improvement of Epidemiological Health Information to Support Public Health Decision and Management in Portugal. Towards Reduced Inequalities, Improved Health, and Bilateral Cooperation,” that benefited from a EUR 1,500,000 grant from Iceland, Liechtenstein and Norway through the EEA Grants and the Portuguese government. info:eu-repo/semantics/publishedVersion